退職する場合の引継ぎのやり方

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退職が決まったら自分が持っている業務の引継ぎを行う必要がありますが、まず最初に引継ぎ書(スケジュール)を作る必要があります。これをしっかり作らないと、引継ぎがうまく進まず退職が遅れてしまうことがありますので、きちんと作成し上司に承認してもらうようにしましょう。

 

引継ぎ書(スケジュール)とは?

引継ぎ書(スケジュール)とは、以下の要素を備えた書面のことを言います。

  1. 引継ぎが必要な項目
  2. 項目毎の引き継ぎ対象者の氏名
  3. 項目毎に引き継ぐ対象者に必要な知識・スキル
  4. 項目毎の引継ぎ作業実施日

SEの感覚でいうとWBS要素マスタを作るイメージです。退職が決まったら即座にこれを作り上司に提出します。もちろん、それほど凝った様式でなくて構いませんので、とにかく「何をいつどのような人に引き継ぐか」を網羅したものを作成すればOKです。

 

引継ぎ書(スケジュール)がないとどういう不都合があるのか?

引継ぎ計画書がない場合、引き継ぐ内容が漏れてしまったり、スケジュール感を上司が掴めず、ズルズルと最終出社日を後送りさせられたりします。スケジュールと作業内容を上司にきちんと示すことで、きちんと認識を持ってもらい、各種調整を行ってもらうように働きかける意図があります。

また、引き継ぎ対象者を明記することで、上司に引継ぎ対象者のスケジュール調整をしてもらいます。引継ぎを受ける側は、自分が持っている業務がさらに増えるわけですから、大体は非協力的態度を取ってきます。そこで、上司から業務命令としてきちんと言ってもらうことで、引継ぎを円滑に行えるようにするのです。上司を介さずに引継ぎを行おうとすると、断られたり日程を調整してくれなかったりで、なかなか作業が進まない傾向があります。

さらに、引き継ぐべき人が分からない(自分では決めれない)場合はTBDとしておき、上司に対象者の選定を任せます。特に、特殊スキルが必要な仕事をしていた場合は、要員が容易に調達できない場合もありますので、急いで相談するようにしましょう。

このように、引継ぎ計画書は自己防衛の意味で大変意味を持ちます。希望の日に退職できるようしっかりと作成するようにしましょう。

 

引継ぎ資料の準備

引継ぎ書ができたら、次は引継ぎ内容の資料を整えます。これも一般的にそれなりの労力を要するので、急いで作成しましょう。

引継ぎ資料の内容ですが、業務マニュアルや資料が既に整っている場合はそれを説明するだけで済みますが、業務が俗人化しており頭の中で把握しているだけの場合は新たに資料を作らなければなりません。ただ、きちんとしたマニュアルを作っている暇はない、と言いますかそこまでやりたくないのが実情ですので、どのようなことをすれば良いかの作業手順を箇条書きレベルで書くようにしましょう。

また、社内外の各部門とのやり取りが必要な業務の場合は、その担当者を明記しておくようにしましょう。それをしておけば、最悪作業内容が分からなくなっても、関係者に聞くことで業務を回すことができます。

 

引継ぎ所・資料ができたら、後はスケジュールに沿って粛々と引継ぎを行っていきます。漏れなく行いたいところですが、正直ある程度何かが抜けることは避けることはできません。退職する身としては、お世話になった会社に奉公はすべきではありますが、それよりも次の会社での活躍を第一に考えるべきですので、ある程度割り切って淡々と進め、速やかに退職することが正解です。

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