社内SEと業務改善提案 業務分析しシステム化に繋げる

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社内SEの仕事の1つに業務改善提案があります。

ステップとしてまずは業務分析を行いシステム化へと繋げていきますが、社内SEがどの程度の役割を担うかは会社によって異なります。

立派な社内SEになるためには、果たしてどれくらいの事が出来れば良いのでしょうか。

 

社内SEは業務改善にどのように関わるのか

業務改善とは現行業務を分析し、問題点や改善点を洗い出し提案を行っていきます。

この工程は最も重要かつ難しく、ここでどれだけしっかり企画できるかでプロジェクトの成功確率やアウトプットの質が著しく変わってきます。

このように書くと社内SEは相当なスキルを持っているように見えますが、会社によって社内SEが実際にやっていることはまちまちです。

 

まず、そもそもの起点として、

  1. システム部門からユーザ部門にアプローチをかけていく
  2. ユーザ部門からの要望を待っている

があります。

受け身な会社の社内SEはユーザ部門から要望があって動くことが多いです。そして、そのままベンダーに要件を適当に伝えて後はお任せとしてしまいます。

この場合は、プロジェクトの開始と同時にベンダーが社内に入り全てを取り仕切ります。社内SEは業務分析や仕切りから何までベンダーに任せてしまい、後は納品されたシステムを運用するだけです。

私が見てきた中ではこのパターンがかなり多いです。社内SEは伝書鳩のような働きしかせず、会議等でちょこちょことダメ出しをするくらいで、資料の一つも作りません。ただ、プロジェクトが滞ってくると結局は社内SEが責任を取って進行を調整しなければならなくなりますので、その場合はかなり大変です。

 

私が「良いなぁ」と思う形は社内SE自信も業務分析にしっかりと関わり、業務ヒアリング、業務分析なども率先して行い提案書に落とし込んでいくパターンです。

プロジェクトの進捗管理なども社内SEが行い、ユーザ部門とベンダーの間を取り持っていくことが望ましいです。

ここまでやるとベンダーとやっていることはほとんど変わらず、「社内SEは楽!」というイメージから少し遠のいてしまいますね。

激務から逃れ社内SEになろうとしている人にはあまりうれしくないコメントかも知れません。

ただ、5年間社内SEをやっていて思いましたが、受身で作業が大してできない社内SEはリストラの対象となります。

以下の記事ではパナソニックの社内SEのリストラ事例に触れましたが、社内SEとしてヌクヌクしていたところを、いきなりITベンダーの身分に落とされてしまうことがあります。

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よって、このご時勢で生き残っていくためには、ベンダーに準ずるくらいの、

  • 業務分析能力
  • 提案資料作成能力
  • スケジュール管理能力

の力を社内SEはもっておかなければなりません。

なお、コーディングはできなくても問題ありませんが、技術的な話をされて理解できないようではまずいです。

 

私が最近やっている業務改善提案の手順

私が属して会社では、EXCEL業務の運用がとても多いです。

この部分の作業負荷や運用コストの低減を目的として、現在私は業務分析を行っています。

活動のステップは幾つかに分けていますが、

  1. ざっくりとした現状の課題を纏める
  2. 運用効率化系ツールの情報収集
  3. 問い合わせを受けた内容の分析
  4. ユーザ部門の潜在ニーズヒアリング

という流れで作業を行っています。

現在は3のステップですが、パワーポイントにプロジェクトの概要を書きながらフレームを固めています。

ストーリーを書きながら上司や業務部門に確認を行い、都度都度修正を入れながら上申用のストーリーを作っていきます。

…しかしまあ、なかなかうまくまとまらずに苦労しています。

突っ込みをうけると返答に困る部分も多いので、色々と工夫しながら資料を整えています。

この工程は大変苦しいところですが、同時にやりがいがあるので力を入れて取り組んでいます。また、先述のように自分のスキル向上にも繋がる部分ですので決して無駄にはなりません。

 

社内SEの具体的な仕事の事例として少しはお役に立てるお話だと思いますし、問題のない範囲でこれからも色々と書いてみたいと思います。

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