情報を効率的に管理する3つの方法

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今回も営業力に関して受けた講義の講師コメントのご紹介です。原文そのままにご紹介しますので、ご参照下さい。

前回の記事:予算達成に必要なことは「明確なプロセス」の策定

 

情報を効率的に管理する3つの方法

人がものを考えるとき、脳が情報をより分け、必要なもの・不要なもの判断していきます。

そのいわば脳の網目で濾過(ろか)されたものが、実際のアウトプットに用いられる言語化の手前に存在する情報にあたります。

 

たとえば、人間の視野には周辺視野を含めて、毎秒、膨大な量の情報が飛び込んできます。

実は今あなたが見ているPCやスマートフォンの画面の周辺を含めて、色や形、奥行、すべての情報を視覚情報として記憶しているのです。

しかし、それでは実際のアウトプット(言語化)に際して、脳の処理能力が全く足りないため、最も関連性の高い情報を取捨選択し、効率化しているのです。

 

これは仕事を行う上でも同じです。

営業員には、常に多くの情報が舞い込んできます。メールで、電話で、ショートメッセージで、付箋(ポストイット)で、口頭で。

これらの情報は常に並列に、同じレイヤー(層)に管理してもいいのでしょうか。私は決してそうは思いません。

なぜならば、それら情報をある法則で管理しない場合、自分の行動の根源となる時間というリソースがすぐに枯渇するからです。

では、それら莫大な情報たちは一体どのように管理するべきなのでしょうか。

 

(1)プライオリティをつける

当たり前のことを書いて恐縮ですが、これを出来ていない方がほとんどです。

やっていたとしても、その方法が間違っている場合が多いように思います。

 

私はプライオリティをつけるとき、まず素地になる概念として利用しているのが「料理」です。

別に今から豪華なフレンチを作ってくださいと言うわけではなく、料理をする際の段取りを思い出して頂きたいということです。

まずは、1)時間がかかるが、放置してもいい作業、2)すぐに出来るが放置出来ない(付きっきりになる)作業を大別します。

 

そして大切なのは「部長から言われたから、社長から言われたから」、というベースではなく、単純にかかる時間と重要性のみで分別していくということです。

 

(2)スケジュールブックはひとつに、内容はシンプルに

営業員は内勤だけではなく、外勤をすることが多くなるでしょう。

外で急に電話が入り、スケジュールが変わる、もしくは追加されるといったことは日常茶飯事です。

そのとき、多くの方が手書きのスケジュールブックに書き込んでいくことでしょう。

 

それは全く問題ありませんが、内勤の際にはPCやタブレットで管理していないでしょうか。

あくまでもPCやタブレットは情報を喪失(スケジュールブックの紛失など)した場合や、クラウドで共有したい場合などに利用するべきです。あくまでもスケジュールブックはひとつ、そして内容はシンプルにしておくべきです。

 

(3)誰が、誰と、いつ、どこで、「何のために?」

皆さん、5W1Hという言葉はご存知だと思いますし、それらを意識してスケジューリングをしていることでしょう。

しかし、私はこれに加えて「何のために(what for?)」ということが一目して分かるようにしています。

5Wの中にwhyが含まれますが、私はあえて「何のために?」という意味合いをスケジューリングの際に考えます。

 

なぜ?と考えると、「お客様に新商品の説明」程度で終わるかもしれませんが、何のために?と考えると、その先の売上や、関係性の継続、競合のリプレイス阻止といった背景が見えてきます。

 

情報管理は体系的な方法論が存在する

情報を管理する方法はひとつではありませんし、人によって最適な方法は変わってくるかもしれません。

しかしながら、常に変わらない概念として言えるのは、情報をまとめるにはなんらかの体系的な方法論が必要であるということです。

書き残すということしかしない場合、甚大な量の情報が必ずあなたから効率性を奪っていき、営業活動に必要な時間というリソースを削っていくでしょう。

情報管理とは時間の管理を効率的に、定量的に行うことと言い換えても問題はなく、また、トップセールスの人間が必ず高い精度で継続的に行なっている基礎的な作業なのです。

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