スケジュール管理能力を養うためBrabio!を導入してみました

先日、私の14年度上期の成果面談がありました。

評価面談もかれこれ2回目ですが、今回は色々と指摘を頂いたため反省して今後の改善に活かしていきたいと思いました。

特に、スケジュール・タスク管理能力についての指摘が強かったため、ツールの導入を通じてしっかりと対応していくことにしました。

 

私の反省点について

10月になり、上長と前期の成果面談をやりました。

働きぶりについては評価を頂きましたが、以下のようなご指摘も頂きました。

  1. 「もっと自信をもって積極的に会議で発言するように。間違っていても良いから」
  2. 「発生した課題の対応を甘くみているきらいがある。もっと突き詰めて考え処理するように」
  3. 「タスクの取りこぼしが多い。」

 

これらは私も自分で自覚があったことなので大変納得がいきました。

 

1.「もっと自信をもって積極的に会議で発言するように。間違っていても良いから」

私は控えめな性格で会議でも発言を控える傾向があります。

遠慮している以外にも、物覚えが悪いため自分の知識に自信がなく間違いを指摘されることを恐れて発言をしない、という傾向があります。

 

2.「発生した課題の対応を甘くみているきらいがある。もっと突き詰めて考え処理するように」

これもご指摘の通りでした。

1社目などでベンダーチックな働き方をしていた時は不安症で、石橋を叩いて渡るくらい構えて仕事をしていましたが、最近はけっこう適当になってきました。

現在サポートしてもらっているベンダーさんが優秀なので「自主的に何とかしてくれるだろう」と甘えがあり、任せている傾向があります。

ただ、ベンダーさんが見れる範囲には限界がありますし、やはり私たち社内SEがしっかりと把握し対応していく必要があります。

少しでも怪しい部分があれば突っ込んで対策を議論し、完全に潰していかなければなりません。そういった細かさが私にはかけています。

 

3.「確認事項の取りこぼしが多い。もっと突き詰めて考え処理するように」

担当しているプロジェクトが多い、ということもあるのですが、各種タスクをやり忘れることがよくあります。

上記2点と同じく自覚はとてもあり、うっかり忘れていたために後のスケジュールが遅れることがありました。

 

解決の方向性について

1つめのご指摘は、今後私がもっと業務知識を吸収して自分に自信を持っていくことで解消することとします。

…残り2つのご指摘はすぐにでも対応を始めないと仕事の大勢にすぐさま影響が出てしまいます。

これらの原因は、

  • 課題が列挙できていない
  • 課題をやり損ねている(進捗管理ができていない)
  • 課題の掘り下げ(何と何をしなければならないのか)が出来ていない

といったところだと思います。

このブログでも時々触れている「スケジュールの管理」をもっとできるようにならなければなりません。

 

これは、仕事以外にも言えます。

例えば、1日の家事の段取りや、このブログではオープンにしていませんが、副業の作業スケジュールも適当にやっているので、作業漏れが目立ちます。

メンバーの一人として指示されて作業をしていれば良かった段階は終わり、管理側に回ったことでいよいよプロジェクトマネジメント能力が問われるようになってきました。

 

プロジェクト管理ツールを使ってみることにしました

スケジュールの管理能力を養うために、

  • 仕事
  • 副業
  • 私生活

について、管理ツールを用いていることにしました。

 

今回使ってみたものは以下のツールです。

 

Brabio!

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ガントチャート形式でタスクが管理できるツールです(日本語のみ対応)。

  • ドラッグして線を引くだけで簡単にタスクの日程が登録可能
  • タスクをクリックすると関係するメンバーを招待したり詳細情報などを登録 することも可能
  • それらを登録するだけで他のメンバーと案件を共有可能
  • それぞれのメンバーはコメントを記入したり進歩状況を設定が可能
  • タスク(線)とタスク(線)を連結させて仕事と仕事をつなぐことも可能。

私はこれまで上記のような内容をEXCELとメール機能で代替していましたが、これをBrabio!で補えないだろうかと考えています。

残念な点は工程は年・月・日の単位で管理するため、「何時まで」と言った時刻単位ができないことです。私生活のスケジュール管理も併せてやりたかったのですが、私生活の場合は時間単位での管理が必要なため、iPhoneのカレンダーを用いることにしました。

なお、Backlog(バックログ)とどちらを使おうか悩んだのですが、Backlogはガントチャートを使おうとすると、7,800円/月もかかってしまうので、無料版でガントチャートが使えるBrabio!にしました。

 

サッと使ってみた感触ですが、工程の入力・管理が簡便にでき、タスク同士の関連付けも容易。かなり使い勝手が良いです。

ただ、Brabio!に確定したわけではなく、他のツールも試用しながら最終的に何を使っていくかと考えていきたいと思います。

スケジュール管理ツールでおすすめがありましたら、教えて頂けますと嬉しいです。

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