社内SEと見積もり取得・決裁書添付資料作成・回付

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社内SEの仕事の1つにベンダーからの見積もり取得と決裁書の回付があります。

実際に決裁書を回付する部分は業務部門の役割になることが多いですが、見積もりの取得や決裁書添付資料は全て社内SEの仕事となります。

なんて事のない作業に見えますが、段取りをうまくやらないとかなり苦労するシーンです。

私自身もかなり苦手なフェイズでよく失敗して怒られています。

 

社内SEと見積もり取得

社内システム開発のプロジェクトを行う際は、ベンダーに相談し見積もりを取ります。

基本的には言いたいことを言ってベンダーにお任せしておけば良い

…と思われがちですが、社内SEはここでしっかりと動いておかないと後々エライ目に遭います。

 

よくあるパターンとして、見積もり時に、要件を伝え切れておらず作業スコープに漏れが生じる可能性があります。

後でお金が必要になっても、日本の会社は基本的には決裁で取得した金額以上は出してくれませんので、最初の見積もりの時点で漏れを徹底的に潰して、不足無い条件で見積もりを取る必要があります。

新規のベンダー側は基本的に社内のシステム事情は知りませんし、普段保守してもらっているベンダーであっても、見積もり範囲を見誤ることはあります。

やはり社内SEが主体的に動き、漏れのない状態まで条件を提示した上で見積もりをお願いする必要があります。

 

スコープに漏れが発覚した場合は、これまでは、

「仕方ないですね。弊社の持ち出しで何とかしましょう」

と言ってくれるベンダーが多かったです。

…ただ、不景気になりベンダー側も余裕がなくなってきたので、しっかりと請求されることが多いです。

そのため、社内SEにとって、スコープの明確化は必須の作業といえます。

 

漏れのないガッチリしたRFPを作って提示する会社もありますが、そこまでできる会社はまだまだ少ないでしょう。

私の会社もまだそこまではできておらず、ざっくりした資料を渡して依頼しているレベルです。

その結果としてスコープに漏れが生じ、後工程で大慌てになることがあります。

 

私自身も作業範囲は漏れは見積もり前にできるだけ潰すように心がけていますが、まだまだ要領が悪く、決裁書回付前に再見積もりになり、業務部門から段取りの悪さを指摘されることが多いです。

 

決裁書添付資料について

ベンダーは事前にヒアリングした内容を基に見積書を作ってくれます。

決裁書にはこの見積書を添付する必要がありますが、回付直前にスコープ漏れが生じて再見積もり。それに伴って、回付が遅れるということがあります。

一旦は初期の見積書で回付するという方法もありますが、再見積もりをした結果大幅に金額が上がってしまった場合は、決裁が無駄になり多くの人に迷惑がかかります。

そのため、社内SEは決裁書の回付前に余裕を持って見積もりを入手しておく必要があります。

 

決裁書の回付は金額にもよりますが、最低でも1週間はかかります。

特に、決裁者に本部長などの上位職が入っているともっと時間がかかります。私が昔いた会社では副社長決裁を通すのに半年以上かかったケースもあります。

 

このように、決裁を通すことはかなり大変です。

社内SEはプロジェクトのスケジュールを立てますが、開始した後だけではなくて、開始前のスコープ確定、見積もり所得、決裁書回付のスケジュールも綿密に立てて計画する必要があります。

ベンダーから社内SEに転職した人や、普段上長にこのあたりの折衝を任せている人は失敗しやすいので注意が必要です。

会社のルールに左右されることも多いので、転職者は決裁規約(社内稟議)については細かに把握しておく必要があります。

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