転職入社2週目は基本「仕事を引き継ぎ業務に入る」、引き継ぎの意義、スケジュールや心得なども詳しく解説!

転職のノウハウ
スポンサーリンク

この記事でわかること

  • 企業が人を中途採用する3つの理由
  • 3つの理由別、引き継ぎ、教育制度
  • 引継ぎの意義、スケジュール、心得
  • 転職後、前任者から上手に仕事を引き継ぐノウハウ
入社して2週目。多くの場合この週、担当業務の引き継ぎを受けます!

「配属部門、関連部門の業務内容を把握せよ!」という1週目のミッションをクリアし2週目、ここから具体的な業務に入っていきます。

なかには前任者の交代要員として、入社された方もいることでしょう。

前任者の異動もしくは退職に伴って後任として就くわけですね…。
はい。その場合は取り急ぎ業務を引き継ぎます。ただし中途採用された理由で引き継ぎの有無が決まり、その期間、内容は職場によって異なり、さまざまです。
ねえセイジさん、中途採用の理由って? と、みなさん思っているはずです。私も詳しく知りたいです。
わかりました。次章で解説していきましょう。

 

スポンサーリンク

企業が中途採用を行う3つの理由

 

みなさん「なーんだ!」と思うかもしれませんが、次の3つです。
  • 欠員補充
  • 部門強化
  • 新規事業

 

1.欠員補充

既存社員の退職申し出、異動の決定によって職場に欠員が生じ、穴があく場合、企業は人を採用します。

欠員補充で入社した場合、前任者がこれまで行っていた業務、お仕事をそのまま引き継ぐことになります。

管理人セイジの経験上このケースですと、きっちりとした資料が揃うことはかなりめずらしく、稀です。
ざっくりとした資料をいただき読み込み、わからないことがあったら周り(聞きやすい人)に尋ねながら時間をかけ仕事を覚えていきます。
そういう引き継ぎが世の中、多いのかも…。
いわゆるOJTですよね。基本、体を使って覚えていくような業務であれば「資料が一切ない」というケースもありえます。
知的労働分野では、そういうことは起こりませんよね?
残念ながら、一概にそうといいきれません。社内SEでも
・仕様書がまったくない
・実際のプログラムコードとまったく違う
・PDCAがうまく回っていない
このようなことが平気であります。またブラック企業などでは前任者があまりのハードワークに耐えかねて逃げ出し、後任者がソースから解析しなくてはならなくなる最悪なケースも考えられます。
少数精鋭で運営している中小企業では、担当者はひとりだけというケースがほとんどですから、遭遇率は高まります。
わ、わかりました…。

しっかりしている会社なら業務を属人化させず、誰でも理解できるようにマニュアル化、複数の担当者を設けています。また相当配慮の効いた事例ですと、会社お抱えの顧問などコンサルタントが前任者の仕事のやり方などをヒアリングし情報整理。そのまま後任者にレクチャーするような取り組みも実際にあると聞いたことがあります。

これは採用・受け入れ体制がしっかりと構築できている大手、マネージャーなどの職位で中途採用した方に向け、行うことが多いです。

 

2.部門強化

会社の特定部門もしくは部署を強化したいときに、企業は人を採用します。

配属先となるその部門を強化させることがミッションとなりますので、主に部門強化に有効な業務を行っていくことになります。

要は収益増加、事業拡大、課題解消などのために人を増員するのですね?
そうですね。部門強化の場合、管理職、経験者や即戦力となりえる人が採用されやすいです。

そのため欠員補充時とはちがい、誰かが行っている業務をそのまま、まるごとすべて引き継ぐということはまず考えられません。仮に引き継ぐべき項目があったとしてもそれは、ほんの一部のはずです。

引き継ぎがない代わりにOff-JTが行われる

部門強化業務を遂行するにあたり専門知識を要する場合などは、一定期間のOff-JT(職場外研修)を設定し、一律に教育を施す場合もあります。

例えば製薬会社など営業部門を強化させたいときは、新規にMRとして活躍できそうな人を積極採用し長期間、教育を行っていきます。

ほとんどのMRが、MR認定試験を受け、認定証を取得しているという業界事情があり、その認定取得のためにどうしても、長期研修が必要となるのです。

 

3.新規事業

新しく事業を展開するときに管理職候補、経験者、資格者その他の人員(マンパワー)などがどうしても必要な場合、企業は人を採用します。

新規事業においては基本、業務などすべてが新規で前任者もいません。そのため引き継ぐべき業務、事柄はないといいきれます。

ただし部門強化と同様に賢い企業は、新規事業を成功させるために必要な知識やノウハウを伝えたほうがいいと考え、一定期間のOff-JT(職場外研修)を実施します。

 

4.総括

ここまでご紹介した内容を表にしてみました。

採用理由引き継ぎの内容
欠員補充全部
部門強化一部
新規事業なし

 

ねえセイジさん、欠員補充で中途採用された方は、ほぼ100%の確率で業務引き継ぎを転職入社後2週目あたりに(上司などから)命じられるということですよね?
そういうことになりますね。
でしたら上手に業務を引き継ぐ(教わる)方法が入社前にわかっていたら、多くの方が新天地となる転職先で戸惑ったり、仕事を覚えられないと悩んだりしなくて済むと思うのですけど…。
たしかに。前任者が後任者に業務を引き継ぐ方法をお伝えしている記事はありますけど、後任者がうまく業務を引き継げる、そんなノウハウもあるなら、お伝えしておいたほうがよさそうですね!

そこで次章では、転職入社2週目に実践したい「上手な業務引き継ぎの受け方」についてお伝えしていきます。

 

転職後、上手に業務の引き継ぎを受ける方法

序章 業務引き継ぎには2種類ある

業務引き継ぎには大きく2つあり、まず自分自身が担当している業務を「誰かに引き継ぐ」そしてもうひとつは、誰かが担当している業務を「自分が引き継ぐ」の2つです。

どちらもその内容は同じなのですが、今回はもちろん後者、「自分が引き継ぐ」という視点で、どのように業務の引き継ぎを受けていくべきかを解説していきます。

「引き継ぎ受ける学」みたいな感じですか?
そうですね。ある意味ノウハウですから「学問」ととらえていただくと入りやすいかもしれません。

 

いわゆる「引き継ぎする学」は、すでにお伝えしていますので関連記事をご参考いただけますと幸いです。

関連記事
退職するときの引継方法、引継書、スケジュール感、取引先、社内関連部署へのご挨拶マナー

 

第1章 引き継ぎを行う理由(意義)

「引き継ぎ受ける学」を展開するにあたり、引き継ぎをなぜ行わなければならないのか? その理由からお伝えしていきます。

誰かが迷惑を被らないようにする

担当者が辞めた、異動した、変わった。これは取引先や顧客には一切、関係のないことであり、契約関係は続いていきます。そのため引き継ぎを怠り

  • 取引先から届くはずの品物が到着しなくなる
  • 顧客がサービスを受けられなくなる

ような業務の一部または全部が止まることはあってはなりません

なぜならそれで、いともたやすく会社は信用を失い、事業を存続できなくなり、損失を生むからです。なによりも取引先や顧客に多大な迷惑をかけることにつながりますから避けなければなりません。そのため引き継ぎを行います。

引き継ぎは前任者・後任者だけの問題ではなく、その先には会社、そのもっと先には取引先、顧客がいることを忘れてはならないのです。

セイジさん、業務引き継ぎの全体像もなんとなくつかめたところで、業務引き継ぎの流れ、モデルスケジュールのようなものもわかるともっとうれしいです。
ですよね。では次、第2章でお伝えすることにします。

 

第2章 引き継ぎを受ける際のスケジュール(モデルケース)

この章で具体的に引き継ぎを受ける際のモデルスケジュールをご紹介いたします。前任者があと2週間で異動もしくは退職してしまうという想定で進めます。

ここからはストーリー仕立てとなります。欠員補充で中途採用され転職入社した、とある社員になったつもりでお読みいただけると「しっくりくる」と思います。

 

1.スケジュール調整

転職入社2週目、さわやかな月曜日の朝、上司から声かけがあり「引き継ぎを受けてくれ」と指示が入ります。まずは手帳を見て直近のスケジュールの確認をしておきます。

それから1時間ほどして直行先から職場に戻ってきた(まだ同じ部署にいて引き継ぎをしてくれる予定の)前任者の方から、声をかけられます。

前任者「早速だけど午後の予定、空いてる? 30分くらいでいいんだけど…」
後任者「16時から1件アポイントが入っていますね。15時までなら大丈夫です」
前「了解。13時、会議室ね」

という会話を交わし、とりあえず最初のスケジュール調整は終わります。

ポイントはどうしても外せないスケジュール日時だけ伝えましょうということです。引き継ぐ側は入社したてですから、時間にかなり余裕があるでしょう。しかし前任者の方は退職・異動前で残された時間は少なくかなり忙しいはずです。そのため先方になるべく合わせてあげましょう。

今回は運よく同じ職場で、口頭で速やかに調整を終えたケースをご紹介しましたが、前任者が多忙でなかなか会えず、連絡もつかない場合は、社内メールかチャットで対応できない日時を伝え、返事を待ちます。

 

2.前任者・後任者の二者面談

定刻に至り会議室に。ここではじめて

  • 業務マニュアル
  • 引継書
  • 補足資料

などを受け取り、前任者と一緒に内容を確認していきます。多くの場合、引継書をすべて読み合わせていきます。細かい部分は口頭で説明することもありますから聞き漏らさず、必ずペン持参で引継書に自分で今後、必要と感じた情報を随時、書き足していくようにします。

ひととおり前任者からの説明を受け終えたら質疑応答。この時点での不明点をすべて解消しておきます。

15時から出先、直帰となり、翌日から本格的に業務を引き継ぎます。

 

3.業務マニュアル・引継書に沿って実務開始

転職入社2週目の火~水曜日、引継書の内容に沿って業務を行います。必要に応じ前任者と一緒に、作業をしながらレクチャーを受け、実践していきます。わからないことがあれば都度、質問し、不明点を解消します。

最初はなかなか慣れず非効率に感じるかもしれませんが、「こうしたほうが手っ取り早い」などと考えず、勝手なことをせずにまずは業務マニュアル・引継書に書かれている内容に忠実にミスなく丁寧に、業務を進めていくように心がけます。

前任者には何かあれば逐一、報告・連絡・相談し、短期間かもしれませんが仲良く、信頼関係を構築できるようこちらのほうから働きかけていきましょう。

 

4.取引先などに同行、初顔合わせ、ご挨拶

転職入社2週目の木曜日、前任者からあらかじめこの日は終日、空けておいてほしいとの要望があり、アポイントは入れず前任者と一緒に行動を共にする日と決めていました。朝礼を終えるとスグに昨日、使用申請を出し手配済みだった社用車に向かい、前任者の運転で高速IC方面に向かいます。

到着したのはIC付近にある流通団地。そこに今後、担当を引き継ぐ取引先が複数、入居していることを知ります。いよいよ取引先の人と初顔合わせ。気合が入ります。

ポイントとしては前任者がいくつも担当取引先を持っているのであればうまく日程調整し、1~2日で取引先を“はしご”して最後のご挨拶に向かうはずです。できるかぎり後任者はスケジュール上、協力するようにします。

また後任者が前任者を差し置いて「しゃしゃり出る」ようなことはないようにします。前任者はまだ異動・退職するまではその企業の正式な担当者だからです。

前任者が取引先担当者に異動もしくは退職する旨を伝え、「後任を連れてきました」と軽く紹介してくれたそのタイミングで名刺を差し出し、ご挨拶をするようにします。

とにかく前任者のスケジュール、タイミングに合わせてくださいねということですよ。

 

5.最後の打ち合わせ

転職2週目の最終日となる金曜日。前任者の異動・退職日は実は翌週なのですが、有給休暇の残日数が5日あり、次のお仕事の準備のため休暇取得。この日が実質最後の出社日となりました。

前「今日までだけど。何か聞いておきたいことがあったら?」
後「○○社の担当者○○さんの件と引継書15枚目の2番目、詳しく聞きたいですね」
前「わかった。そこは今日中にやろう。来週、休暇はとるけど緊急時は電話してね」
後「ありがとうございます!」

5日目にはある程度の信頼関係を築けた模様。翌週しかも休暇中の連絡OKまで取りつけることができました。しかしすべて引き継ぎを終え、ひととおりできるようになったため以後、前任者に連絡をとることはありませんでした。

ポイントとしては引き継ぎ最終日には、たとえ前任者がいなくても(甘えることなく)業務がひととおりできるようになっていることが理想です。

そしていよいよ翌営業日(転職入社3週目)からは晴れて、自分が正式な担当者となります。そのため2週目退社時までには担当業務でわからないことはすべて解決しておくべきです。
ところでセイジさん、引き継ぎを円滑に進められるツールなどがあれば知っておきたいです。
わかりました。次章でお伝えします。

 

第3章 業務引き継ぎに必要な書類・活用したいツール

人は忘れていく生き物です。また大切なことを言い間違えることも、重要なことを聞き漏らすこともあります。

業務引き継ぎは泣いても笑っても、一度きりです。リハーサル、本番はありません。そのため何事も口頭で済ませないようにしていただきたいです。

可能なら必ず紙ベースと、デジタルデータでW保管しましょう!

まずは引き継ぎを受ける際、前任者から受け取るべき書類についてまとめます。

 

引き継ぎに必要な書類

引き継ぎで前任者から受け取るのは、先ほども述べたとおり

  • 業務マニュアル
  • 引継書
  • 補足資料

です。引継書には、業務マニュアルには載っていない前任者の考え、具体的には

  • 担当業務へのこだわり
  • より効率的な手法
  • ミスを起こしやすい箇所
  • 想定しうるイレギュラーな事態
  • ヒヤリ・ハットなど過去発生した事例
  • 問題点や課題、懸念事項
  • その他敢えてお伝えしておきたいポイント

など、いわゆる前任者のおせっかいがたくさん詰まっています。

このようにで引き継ぎ内容を残しておくのは、いちばんは後任者のためですが前任者のためでもあります。前任者が担当を離れたあと新天地での業務に集中したいのに、後任者から問い合わせやヘルプが頻繁に来るのはイヤでしょう。そういった事態は極力、防ぎたいはずです。

たしかに退職・異動後に前の職場から連絡があって、諸々対応しなければならなくなるなんて、考えただけでもイヤですね…。だから引継書を作成するのですね?
はい。引継書さえあれば、どのように業務を進めていくべきかわからなくなったら自由に見返せ、確認できますから。

そのほか会社独自の指定様式(ひな型)、特殊な機械を取り扱う業務に就いた場合は取扱説明書(トリセツ)が存在するはずです。こちらも必ず有無を尋ねデータなどを引き継ぐようにします。

 

引き継ぎで活用したいツール

オーソドックスですがノート、今どきですとデジタル機器(スマートフォンなど録画、撮影、録音できるもの)を活用したいものです。

 

ノート

手帳でもいいのでは?
手帳ですとほかの業務のことなども書きますから、そのときは覚えていますけど、半年後見直すと、どれが引き継ぎ項目だったかわかりにくくなります。

そのため引き継ぎ専用のノートを用意します。書き方(時系列、業務毎)はお任せしますが、とにかく知りたいことがあとからでも即座に引き出せ、わかるようにまとめます。

 

デジタル機器(録画、撮影、録音できるもの)

情報漏洩防止等の観点から禁止されている場合もあり転職入社後、引き継ぎの指示があったときは速やかに会社や上司に使用の可否を確認し、許諾される場合にのみ使える(有効な)のですが、今は手軽にスマートフォンやタブレットでカメラ撮影、録音が可能になりました。

許可の下、必要に応じて動画、画像、音声などのデジタルデータで引き継ぎの様子を残し、前任者の手間をとらせない、また異動、退職後に前任者に連絡せずに済むよう、なによりも円滑に業務を回すために記録しておきます。

文字で表しにくい動きなど本当はノートにとるのではなく、録画して記録したほうがあとあと何度も見返せ、ビジュアルで確認できますから、間違いなく正しく覚えられます。
あとセイジさんなら、引き継ぎの心構えとかお伝えできるのでは? あれば私も今後のために知っておきたいです!
わかりました!

 

第4章 業務引き継ぎの心得5箇条

ここでご紹介いたします5つの項目を守れば、かなり精度の高い引き継ぎが実現できるはずです。

 

1.業務マニュアルと引継書にはすべて目を通すべし

前任者から渡される業務マニュアルと引継書。受け取ったら速やかにすべて目を通します。なぜならすべて読まなければ引き継ぎ漏れが発生しやすくなるからです。そして一旦、引き継ぎが終わってしまったら、どんなにわからないところが出てきても基本、もう二度と前任者には聞けず、教えていただけないことも多いからです。

退職したあとなら部外者ですから容易く聞けません。また異動後、問い合わせると「なぜあのとき聞かなかったのですか?」と冷ややかに突っぱねられる可能性もあります。

引継書を受領した時点で隅々まで読み込み、わからないところは引き継ぎ期間中にすべてクリアしておく。そのような気概が必要です。

 

2.引継書について率直な感想を伝えるべし

引継書は業務マニュアルとは違い、前任者の能力や思いの丈によって、その内容が大きく異なってきます。

担当業務への愛が強すぎる方だと、どうしても内容が自然と細かくなりますし、逆に仕事への熱意が感じられない方だと、内容がペラペラで中身もスカスカになりがちです。

冒頭部で「きっちりとした資料が揃うことはかなりめずらしく、稀」とお伝えしていたのですが「退職・異動で忙しく、後任者のことまで考える余裕がない」というのが実情と考えます。仕方がないこととも思えます。

後任者としては困ります…。

もし引継書をすべて読み込み、あまり参考にならないと感じたら「私の能力不足と思うのですが少し理解できない箇所がありまして…」「8割方はわかったのですが、あと2割。もう少し詳しく情報をいただけないでしょうか」とクッション言葉をうまく添えてやんわりと感想を伝え、書き直していただくようにしましょう。

また「不測の事態が起きたときにどう対応すべきか言及がないので、お手数ですがデータ化していただけないでしょうか」と具体的に伝え、お願いするのも一手です。

 

3.わからないところはすべて聞き解決しておくべし

一見わかりやすいマニュアルや引継書を受け取ったと感じても、実際の作業が完璧にできる保証はありません。すべて読み込んだとき、実践したときにどうしても不明な点やトラブルが出てくるはずです。前任者がいるうちに不明点はすべて、解消しておく努力をお願いいたします。

引き継ぎ漏れがあれば、問題発生時に従来より

事態悪化
被害拡大
損害発生

するおそれが出てきます。なによりもその責任は現担当者である自分自身にのしかかってきますから、そうならないよう恥をしのび教えを請うのです。

 

4.教わったことを忠実にこなすべし

「このほうがやりやすい」「効率的」「きっと前任者も感動するはず」と自分で編み出したやり方を前任者がまだいるうちからやり始めると、

・教わったとおりにできない能力が低い人
・勝手なことをして組織の和を乱す人
・自己中心的で空気を読めない人

と周囲からはそう判断され、誰も仕事を教えようとしなくなります。

まずは教わったとおり、基本を忠実にこなし、なぜそのやり方なのか、どういう意味があるのかを理解するのが先決です。

 

5.前任者のスケジュールを優先すべし

学校も塾も習いごともスクーリングもすべて教師や講師の指定日時に合わせ、席に座ります。それと同じことです。

後任者は前任者から教わる立場ですので、教わる側が教える側のスケジュールに合わせ、動くのはごくごく自然なことです。

 

まとめ

会社が取引先や顧客にご迷惑をおかけしないよう、信用を落とす事態を招かないようにするため前任者に、後任者へ引き継ぎをするようにと業務命令を下します。

なかには後任者が困らないようにと自宅に仕事を持ち帰り、夜遅くまで休日も返上し「引継書」を作成される方もいらっしゃいます。

そのような前任担当者の方の気持ちを踏みにじらないよう私たちは、5つの心構えを実践し、引き継ぎを受けたいものです。

転職2週目も引き継ぎなど、上手くいきますように!
私も応援しています^^

コメント