この記事でわかること

  • 内定を断るタイミング
  • 内定・入社辞退の作法・心構え
  • 辞退する際のおすすめ理由
  • もっともらしい理由を考える際のポイント
内定を断る、内定辞退は転職活動における悩みのひとつといっても過言ではありません。私も数年前の転職で悩みに悩んで、会社の内定を断ったことがありました。
それは悩ましかったですね!
まあ入社の意思がなかったわけですから、申し訳ない気持ち半分、スッキリした気持ち半分といったところでした。

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転職活動では本命の業界・企業ばかりが「待っていました!」といわんばかりに、うまいことタイミングよく求人を出してくれるわけではありません。また書類選考はそれなりに時間がかかりますので1社ずつゆるく進めていると、あっさり落ちた場合はかなりの時間をロスします。やはり本命以外にも複数社、並行して受けようとなります。ときには

・お試し
・興味本位
・興味のない業界
・違う職種

の会社も

  • 練習
  • とりあえず
  • 滑り止め
  • 気分転換

のつもりで応募することも多々あるでしょう。ただ悲しいことに私の場合、そのような案件ばかり書類選考を通過していきました。気乗りしないまま「(面接を)受けるだけ受けてみよう」という気持ちに切り替えざるを得ません。

そのためいつか私も

意中になかった企業から内定をいただくこともある

と感じていたのですが、「まさかこの会社に?!」というくらいまったく意に介していなかった企業から内定をいただき、もちろん一瞬、対応に悩むことになります。「面倒だし…」「イヤだな…」とやはり感じるところですが内定が出てしまった以上、そのままズルズルと入社するわけにはいきませんので、キッパリと内定辞退します

ただ「内定をいただけた」成功体験と「内定辞退した」苦い体験は、その後の転職活動において

  • 自信が持てる
  • 勢いがつく

ため、それはそれでプラスでむしろ大歓迎すべきです。とてもいいことだとは思います。しかし

  • 連絡時期
  • 作法
  • 言葉選び
  • 辞退理由

のチョイスを間違えると、企業の人事採用担当者を怒らせ、転職エージェントのキャリアアドバイザーにもご迷惑をおかけし、予期せぬトラブルを招きます

そこで今回は、意中になかった企業、滑り止めの企業からいただいた内定をどう辞退すべきか、正しい断り方を考察し、お伝えしていきます。

 

内定を断るタイミングは内定承諾前が鉄則

内定辞退した側は心が軽くなりますが、スキル、経験、人物、適性をすべて精査して内定を出した企業側には重くのしかかり、大きなダメージ、ショックを受ける可能性が高いです。人材獲得は今後の企業活動を大きく左右するものですから、誰でもいいわけではありません。

一度内定辞退を受けると、補欠を用意しているわけではありませんから、手間のかかる慎重を要する採用活動を再開させ、精査しなければなりません。当然、時間も予算もとられます。

企業側のダメージを少しでも減らす、傷口を広げないためにも内定辞退はできるかぎり、「承諾書」を提出する前に速やかに行う必要があります。

承諾書は「入社いたします」という意思表示で、お約束ですから、提出後の入社辞退は危険です。

企業側…承諾書を出した人材を信用し受入準備をした分の損害が発生する
断る側…一度約束したことをカンタンに破棄する人間として信用を失う

ため、双方ともにダメージを受けます

例えば企業側が(私たちの)名刺、定期券、パソコン、制服、寮などをすでに手配し支払い済みであれば、その解約などの手間が発生します。そのため企業側も「はい、そうですか」では済みません。

また断る側ものちに本命の内定を勝ち取り入社した先で、初めて任された担当が内定辞退した企業だったとしたらやりにくくてしょうがないですし、最悪、入社先に「担当者を変えてくれ」と申し出があれば、「先方に何をした?」と上司の信頼も損ねることになります。

 

内定承諾後の入社辞退では企業側に大きな迷惑をかける

名刺、定期券、パソコン、制服、寮など…。

企業が受け入れるために出費していたことが事実であれば、間違いなく企業に損害を与えてしまったといえます。

「資金が潤沢にある企業のくせして」「経費として落とせばいいのに」「次の人材が入れば損害にならないでしょ?」と思われるかもしれませんが、逆に自分がやられた場合は損害が出たと考えるでしょう。

内定承諾後に入社辞退する場合はなおさら、誠意をもって辞退するに至った事情と経緯をイチから説明し、人事採用担当者(企業代表者)に納得していただいたうえで、きちんとお詫びすべきです。

とはいっても入社辞退ってそんなにカンタンにできるものです? セイジさん、法律ではどないなってまっか?
今、笑福亭仁鶴さん風に言いましたよね(笑)

 

内定辞退と民法・憲法の関係について解説

ちなみに民法の条文を調べてみたところ、労働契約について、解約の申し出から2週間で解約できると定められています。

(期間の定めのない雇用の解約の申入れ)
第六二七条① 当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。

ただし有期契約、年棒契約の場合などは事情が異なりますのでご注意ください。また憲法で職業選択の自由が保障されていますから、企業側から首根っこをつかまれて強制的に入社させられることもありません。

第二二条【居住・移転及び職業選択の自由、外国移住及び国籍離脱の自由】
①何人も、公共の福祉に反しない限り、居住、移転及び職業選択の自由を有する。

この2つの条文を根拠に内定承諾後、入社辞退不可という状況はまず起こりえないのです。

しかし先にお伝えしていたとおり企業側は受入準備を始め、動き出しています。そのため内定承諾後、あまりにも非常識な態度、自分勝手な理由で入社辞退すると悪質とみなされます。もちろん内定承諾前も例外ではありません。

また、実際に損害賠償請求をする企業も存在し、以下の判例もありますのでご注意いただきたいところです。

新卒入社をめぐり行われた学生側提訴と企業側反訴の事例

繰り返しますが内定をお断りする際は、

  • できるだけ早く
  • 企業(人事担当者)に直接
  • 転職エージェント経由であればキャリアアドバイザーに

連絡をとるようにします。決して取り繕うようなことをせず、真摯な態度で誠意をもって事情や理由を説明し、先方の了承を得られるよう謝意を表します。

次章以降、心構えをまとめましたので、参考にされてください!

 

内定・入社辞退の作法・心構え5つ

1.まずはお電話で第一報を入れる

内定・入社辞退の旨をできるかぎり速やかに伝えるため、まずは企業の人事部か人事採用担当者もしくは転職エージェントのキャリアアドバイザー宛に電話を一本かけるようにします。

電話口で話し伝えるメリットは、声色でお詫びの気持ちをより強く表せる点です。また相手の反応もリアルタイムで感じとれます。これがメールやお手紙での一報となると、誠意が伝わりにくく、相手が納得したのか怒っているのかもわかりません。

なによりも「こんな大切なことをメールで送るのか?」「足を運ぶのが筋では?」「誠意が見られない!」と火に油を注ぐ場合も十分あり得ます。

相手にも都合というものがありますよね? いきなり会社に足を運ぶのもどうかと思うわ。
そうです! 足を運ぶにしてもアポイントメントは必須です。そのため第一報は電話なのです。

2.電話をかけるべき時間帯に注意する

一般的な勤務時間(9:00~18:00)で考えると通常、

  • 10:00~12:00
  • 14:00~17:00

理想です。

朝イチは会議や朝礼その他、休日明けで業務が立て込んでいる場合もあります。もちろんお昼は休憩が入り、いわゆるゴゴイチは取引先からの連絡、アポイントメントが入りやすい時間帯といえます。

もちろんフレックスタイム、早番、遅番など勤務時間・シフトもさまざまですから、このかぎりではありません。このように今、相手が何をしているか想像力を働かせ時間帯を選ぶ。相手を思いやる行動が求められます。

3.メールも送信し、書面に残しておく

お電話をしてひととおり説明を終え、先方も納得して、お詫びできたら、電話をお切りしたあと改めて

  • お電話対応いただいたことへの感謝
  • 内定を出していただいたことへの感謝
  • 内定または入社を辞退しなければならなくなった事情と理由
  • お詫びの言葉

を添えて電話でお話した内容をメールでお送りしておきます。これは自分自身を守る自衛策でもあります。

口頭、書面のWで内定・入社辞退を伝えるのね。

4.足を運んで辞退したほうが誠意は伝わる

足を運ぶ。実はネット上では賛否ありますが、個人・企業の考え方はさまざまです。最近ではサイレントお祈りをする企業も少なくないようですが、された側はたまらないと思うように、内定・入社辞退をするなら「来社すべき」と考える企業も存在するでしょう。新幹線や飛行機でないと行けないようなケースであれば配慮してもらえそうですが…。

まずはお電話で第一報、次にメール、書面に残すとお伝えいたしましたが、内定・入社辞退をお伝えする際、確実に誠意を示したいのであれば足を運ばれたほうがいいに決まっています。

あくまでも任意ですが、お電話で辞退の旨をお伝えしたあとに「できれば御社にお伺いして直接、お詫びしたいのですが」と伝え、アポイントを取りつける姿勢を見せるのです。そのほうが誠意はしっかり伝わると私は考えます。

今どきの企業ですと、辞退した人材とは会わないようにしている、社内にいたずらに部外者を入れないよう徹底しているケースもあります。また人事採用担当者も内心

・この忙しい時期に?
・謝るためだけに来られても
・時間がもったいない
・顔を合わせればイヤごとのひとつも言いたくなる

と思い「そこまでしていただかなくても結構」「大丈夫ですよ」とお断りされる場合もあります

断られたらあっさりと引き、「笑って別れたい」と考え「そうおっしゃらずに」などと食い下がらないようにしたいものです。かえってこじれる可能性もあります。

「足を運ぶ」と申し出るだけでも誠意は十分、伝わるはずよ。

5.内定・入社辞退の理由は聞かれなくても説明する

お電話で内定辞退の意向を伝えたときに、あっさりと了承されてしまうような場合、辞退理由を聞かれなかった場合も、こちら側から理由を説明します。これはお電話口に出られた方への思いやりです。

お電話口に出られた方がもし多忙で理由も聞かずに電話を切った場合、社長、人事部長、直属の上司に「内定辞退」があった旨、報告したときに

「理由はなんだ?」
「聞かずにあっさりと認めたのか?」

とその方がこっぴどく注意を受けるか叱られることが容易に想像できるからです。

採用活動に企業はお金を出しているんですもの。当然、理由を聞かなかったら怒るのも無理ないわ。

一度は内定を出してくださった企業ですし、また人事採用担当者もメールのやり取りや入社案内など何かしら時間を割いてくださったはずです。そのような企業や担当者にこれ以上、ご迷惑をおかけしないよう、理由や気持ちをお伝えしたいものです。

ただしここで伝えるべき理由は、

・企業や人事採用担当者を不快にさせる内容
・嘘偽り

はNGです。

具体的にどのような理由を伝えるのが好ましいかについては次章に譲ります。

 

トラブルを招かない内定辞退、NG理由とおすすめの理由7つ

せっかく内定をいただいたのに、さまざまな理由で辞退をしなくてはならない場合があります。正直に話すことが理想的ですが、言い方によって企業側が強く反発、不快感を露わにすることもあります。

辞退後その企業といつ、どこでまた思いがけず接点が出てくるかわかりません。ここまでずっとお伝えしてきたように誠意をもって、禍根を残さないよううまく対応しておきたいものです。

0.内定・入社辞退NG理由

とにかく「年収に納得がいかない」「労働条件が合わない」はNG理由であることだけ先にお伝えします。内定承諾前ならまだしも、一度承諾し、入社辞退する際は整合性がとれず説明もつきません。その理由がNGとなる根拠は次章で述べることにします。

ところでセイジさん、どのような理由が理想なのですか?
いい質問です! それではここからオススメ理由をお伝えしていきます!

1.急遽、家業を継ぐことになった

「家業を継ぐことになった」と説明すれば、ほとんどの企業、人事採用担当者は納得してくれるはずです。家業を継げる人間は基本的にその家族や親族のため、代わりを探すことは困難だからです。のちに取引先、顧客になってくれる場合もありますので、宣伝のつもりで

  • 社名(屋号)
  • 主要事業
  • 主力商品

などの具体的な情報を明確に示し、断るのもわるくはありません。

2.家庭の事情で遠方に引っ越すことになった

  • 配偶者が急に転勤することになった
  • 子どもが私立に通うことになった
  • 両親と同居することになった

などもまた、企業や人事採用担当者が納得せざるを得ない理由です。遠方とはいえ、東京から福岡など日本列島大移動ではなく通勤が現実的に難しい場所であれば十分です。

例えば

  • 交通費支給額上限を超える
  • 通勤に片道1時間30分~2時間かかる

ような場所であれば、認めざるを得ないでしょう。

3.家族に相談したら反対された

家族が反対している場合、家庭を壊してまで入社してくださいと強く詰め寄る企業はまずありません。

多くの企業人は家族の理解や協力がないと、仕事は上手くいかないことを心得ています。また入社時に提出する身元保証書の保証人も両親やその配偶者がなるのが一般的ですから、その家族が反対しているとなると身元保証書の提出ができない、保証人の選定に手間取ることが容易く想像できますから、正直に家族が反対していると説明すれば、企業や人事採用担当者はすんなりと了承してくれるはずです。

4.家族の介護をすることになった

家族の介護は正社員としてフルタイム勤務しながら行うのは、至難の業です。正直に事情を伝えれば企業や人事採用担当者は納得してくれるはずです。その際、差し支えない範囲で

  • 生活の様子
  • 支援や介護の度合い
  • 利用している福祉サービス
  • 自分以外に適任者がいない

など細かく説明できると、なおいいです。

5.他社の内定を受けることにした

企業や人事採用担当者も転職活動においては応募者が、同時期に何社も応募、面接を受けていることは百も承知です。

そのため内定・入社辞退の理由として「総合的に判断した結果、他社の内定を受けることにしました」と正直に合理的な理由を添えて伝えるのはアリです。ただしその言い方には細心の注意を払います。もちろん

「本命企業に受かりました」
「御社は滑り止めでした」

と伝えるとトラブルになります。

6.他エージェント経由で紹介を受けた企業の内定を承諾した

これは転職支援をしてくれたキャリアアドバイザーへの断り方になります。

転職エージェントもまた、利用者のなかに他の転職エージェントも併用している人がいることは、百も承知です。

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そのため他エージェントから紹介を受けた企業から内定が出て、承諾したら速やかに、その旨を報告します。

転職エージェントに連絡すれば直接、企業に電話したり、メールしたり、足を運ばなくて済みますね。
はい。転職エージェントを活用している場合、企業への連絡は転職エージェント側がすべて行ってくれます。また逆に企業から私たちに直接、何か言ってくることもないでしょう。

転職エージェントにすべて任せている場合でも直接応募したときと同じように、

  • 速やかに
  • 誠意をもって
  • 正直に

断る姿勢が求められます。

7.現在の会社に残ることにした

転職活動中に内定をいただけたものの、実は今の職場のほうがずっと居心地がよかった、意外と好待遇であったことに気づくこともありえます。

またそりが合わない上司やイヤな同僚が先に辞めた、ひょんなことから意気投合してしまったなど、人間関係が好転し、辞める必要がなくなることもあります。

その場合は「予期せず上司、同僚が先に辞めてしまい、私まで辞めると残された同僚が大変になるので残ることにしました」と伝えます。また慰留された場合は正直に「どうしてもと強く慰留されてしまい、残ることにしました」と伝えます

同じ組織人としてきっと、人事採用担当者も理解くださるものと考えます。

ねえセイジさん、ここまで7つの理由を教えていただきましたけど、そううまいこと7つの理由のいずれかに当てはまる人がいるとは思えないのですが…。
そうですね。ここだけの話、多くの方はもっともらしい理由をつけて内定・入社を断っているのが現実でしょう。

上記7つに当てはまらない場合は、理由を考えていくことになります。その際、参考となる3つのポイントをこれより、お伝えしていきます。

 

内定・入社辞退のもっともらしい理由を考えるときの3つのポイント

1.相手方に代案を出されないよう理由を考える

前章冒頭部でお伝えした「年収」「労働条件」を引き合いに出すのをNGとした理由は、代案を提示されてしまうおそれがあるからです。希望とおりの年収、労働条件を提示されたら、私たちは断る理由がなくなり、入社しなくてはならない状態となります。

やはり最初から企業側が代案を出して交渉できないように理由を伝えるべきです。友人と一緒に起業することになったは、格好の例といえます。

2.相手方を怒らせそうな理由は努めて濁す

先ほどもお伝えした「本命企業に受かりました」「御社は滑り止めでした」のほか、「ブラック企業だったのですね」「不祥事が多い会社だったのですね」も、たとえ事実であったとしても、企業や人事採用担当者は心穏やかに対応できなくなるでしょう。

内定・入社辞退したい理由は明確なのに、正直に伝えてしまうと反感を買う、怒らせそう、信義則に反するかもと感じたときは努めて濁すべきです。

・敢えて言わない
・伝えない

ほうがやさしく、自分も相手もトラブルの当事者にならずに済みます

3.嘘をつかず正直に、相手方を思いやる理由で断るのが鉄則

すべてにおいて言えることですが、社会人として最も大切なことは「嘘をつかない」ことです。人事採用担当者や面接官は深堀のプロです。「それって具体的にどういうことですか?」「それはなぜですか?」と深堀され、整合性のとれた説明を返せなければ、嘘と判断されます。

また応募者側が内定・入社辞退をし本来「申し訳ない」「お詫びしたい」という気持ちを真っ先に表明しなければならない場でなぜか、企業や人事採用担当者が不快になる、気分を害すことはあってはなりません。

相手を思いやる気持ちと誠実さがあればきっと、お互いわだかまりなく、笑って別れることができるはずです。

 

まとめ:断ることを気負わなくても大丈夫

 

ここまでさんざん内定・入社辞退について、いろいろとお伝えしてきたため、
・内定辞退は怖い
・入社辞退はもっと怖い
・緊張する
・おっくう
と感じた方も少なくないでしょう。しかし気負う必要はまったくありません。なぜなら内定・入社を断るケースは新卒、中途含めしょっちゅう発生する事案だからです。
最初にお伝えした実際私が断ったことがある会社も、慣れっこのようで、ほかにも断りを入れた方がいたそうです。また私が在籍していた企業でも過去、「内定を出しても逃げられたケースは多々あった」という話を人事担当者から聞いたことがありました。

辞退の瞬間はお互いにかなりツラくイヤな思いをしますが、あくまでも一時的でスグに忘れますので、あまり気にしないようにしましょう。

情に流されて、企業からの攻撃を恐れて、入社するほど悲劇はありません。もし滑り止めではなく本命から内定が出たら快く承諾し、速やかに滑り止め企業は辞退し、今の職場の退社手続に移りましょう。その際、退職理由を聞かれ、引き留めに遭うと思いますが、うまく乗り越えましょう!

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法律条文の参考文献

有斐閣 ポケット六法 平成31年版 12頁 569頁