この記事でわかること

  • 引継ぎのスケジュール
  • 引継書の作成方法・手順
  • 退職時のご挨拶の仕方
転職先が決まり退職の旨も上司に伝え会社からも承認がおり、ホッと一息つきたいところですが、円満退職するために忘れてはならないのが業務の「引継ぎ」です。

引継ぎには

  • 後任者に仕事を託す
  • 取引先などに後任者を託す

という2つの側面があります。私も長年、仕事をしていると、いきなり取引先から新しい後任者がオフィスにやってくることがあります。

良好な関係を築いてきたはずの前任者はといえば、「(引継ぎも挨拶もなしで)退職された」という話を聞き、非常に寂しく残念な気持ちになることもあります。

また私はそういう場面に出くわしたことはありませんが、「どうせ辞めるのだから」という態度で挨拶を適当に済ませ、これまでの良好な関係を最後の最後に台無しにして帰られてしまう方もいるようです。

とにかく悪い見本は無視していただき、退職が決まったら今まさに自分自身が担当し、抱えている業務を速やかに引継ぐ必要があります。そのためにまず引継書を作成します。

引継書をしっかりと考えて作り込めば、引継ぎはうまくいくはずです。引継書作成を怠り

・引継ぎがうまくいかない
・予定どおり進まない

事態が発生した場合、今の会社やこれからお世話になる転職先に迷惑をかけてしまうおそれもあります。必ず引継書は作成し、上司に提出して承認してもらうようにします。

引継ぎにそこまで力を入れないといけないなんて、知りませんでした!
私の場合、自分自身が引継ぎの経験をして、その重要性と大切さをわかっているからなのですが…。

本当にお世話になった会社で、真に円満退職をしたいのであれば「もう辞めるから関係ない」ではなく、これまでよくしてくれた同僚や取引先など周囲のことも考えて動かなければなりません。もっとも

  • ブラック企業
  • ひどい会社
  • 病気などやむを得ず

そのような理由で退職するのであれば話は別なのですが…。

 

円満退社の必須条件=引継ぎを責任もって行うこと

きちんと引継ぎを行わなかった場合、

・周囲からの信頼や評価はガタ落ちとなる
退職後も逐一問い合わせの連絡が来る

と円満退社とは程遠い状態になります。そもそもなぜそんなに引継ぎが大切なのかですが、いちばんは会社や後任者が困らないようにするためです。

私はたとえ重要人物が辞めても、組織は勝手に動いていくと考えていますけど、そんなに困りますかね?
はい。間違いなく。

職場の同僚が辞めて自分が後任になった場合のことを考えると容易に想像がつきます。仕事の多くが属人的なのに適当な引継ぎをされたり、何も教えてもらえなかったりすれば

プロジェクトの概要/必要資料の場所/資料作成の雛形/業務進捗(どこまで進んでいたのか)/業務の進め方/取引先担当者氏名/取引先との付き合い方

などがわからず、またゼロから構築することになります。次の担当者が優秀でうまくいけばいいのですが、それでも業務効率は一時的に大幅に下がるでしょう。

その間に問題が起きトラブルが勃発、クレームが来るくらいならまだかわいいものですが、取引停止や取引先から損害賠償請求を提起されるなど、会社の損失や不利益問題にまで発展することもありえます。

わ、わかりました(汗) つまり会社に多大なご迷惑をおかけする可能性もあるので、引継ぎは大事なのですね^^
はい。すでに説明したとおり引継前に私たちは、「引継書」を作成します。その出来によって引継ぎは大きく左右されるのですが次章では、引継書のすべてを解説します。

 

引継書の定義、メリット、デメリット、問題・トラブル

引継書の定義

引継書は、

いつ ここでは退職前
どこで 辞めようとする会社で
誰が 退職を決めた者(自分、私たち)が
誰に 後任者や残された職場の仲間に
目的 引き継いだあとスムーズにミスなく、仕事や作業を遂行していただく
内容 詳細は後述

上記のとおり作成されたもの及びその書式全般を指します。身近な言葉では「マニュアル」のようなものと言い換えてもいいでしょう。

引継書作成の大まかな流れは、のちほど説明しますが相当、綿密に手間暇かけて作ります。

「退職前はのんびり」というイメージだった方、以下読み進めていただくと、そのイメージはいともカンタンに崩壊してしまうでしょう。

退職まで約1カ月、最悪2週間くらいしかありませんよね? ほかにもやらなくてはならないことがあるのにそこまで手間暇かけ綿密に行う理由が、知りたいです。一体なんのメリットがあるのです?
それではまず、引継書のメリット、そしてデメリットについてもお伝えします。

引継書作成のメリット

上表には載せませんでしたが、本当は下表も付け加えておきたかったくらいです。

真の目的 自分自身がスムーズに退職するため

退職後、問い合わせの連絡をシャットアウトするため

引継いだ内容をデータとして残し、あらゆる事態に備えるため

 

ねえセイジさん、あらゆる事態とは? 穏やかではない感じですよ。
穏やかどころか万が一すぎて、考えたくもないことなのですが…。

会社から「後任者がミスし取引停止になった、こうなったのは引継ぎが適当だったせいだ」と責任転嫁され、損害賠償を求められるなどがあたります。万が一そのような理不尽な事態に遭遇しても、しっかりとした間違いのない引継書(ただし機密事項記載分は除く)が手元に残っていれば、何かと対処できるはずです。

表向きは周囲のためですが、実際は自分自身を守るため作成するのです。そのほかのメリットは、以下のとおりです。

  • なかなかできなかった業務の棚卸しができる
  • 引継ぎすべき項目が可視化、すべて把握できる
  • 引継ぎ漏れや、伝達ミスが少なくなる
  • 書類の保存場所なども細かく正確に引き継げる
  • (自分が退職し転職したのち、また後任者も)あとあと見返せる
  • 後任者にノウハウを残したことで退職後も会社に貢献することにつながる
業務の棚卸しがなぜ、メリットなのですか?
業務の棚卸しは自分のスキルや経験を可視化することでもあり、「これは転職先で活用できるな^^」という気づきも得られるはずだからです。

自分はここまできちんと引継ぎしましたよ」と示すために、また「自分がこの会社で何をしてきたか」をおさらいするために引継書はとても重要なのです。

引継書作成のデメリット

作成時のデメリットとしては、以下のことがいえます。

  • 下準備が必要(手間がかかる)
  • 時間がかかる
  • 本来やるべき業務に支障が出る

以上がメリット・デメリットです。そしてもうひとつご紹介すべきが、作成後、引継時に想定される(起こりえる)問題やトラブルです。

引継書に関し起こりえる問題、トラブル

問題・トラブル 原因(考えられる作成側起因の落ち度)
計画どおりに進まない 日程調整ミス、引継ぎ項目の優先順位、選定ミス
後任者が読もうとしない 量が多い、細かすぎる、文章がまとまっていない
後任者が読んでも理解できない 専門用語多用、解説不足、独りよがりの文章

もちろん後任者のもともとの能力、スキル、経験、やる気のほか、お互いの相性も原因となりえますが、周囲に「どうやら引継ぎがうまくいっていないみたいだ」と悟られるくらいひどい状態で、その様子を見かねた第三者が引継書を見たときに

丁寧で見やすくて読みやすい
理路整然としていてわかりやすい

ものでなければ、作成した側が注意を受けるでしょう。そのため前もって上司に提出して承認を得るわけですが、それでも同様の事態になれば、

・PDCA(短いスパンで計画→実行→評価→改善を実施)
・OODA(より短いスパンで観察→仮説構築→意思決定→実行を実施)

を行い、問題点をあぶり出し改善(修正、改訂作業)をすべきです。

根気の要る作業ですね…。ここまで書くと「引継ぎ、面倒くさい」「引継書なんか作りたくない」「バックレよう」なんて考える無責任な人もいそう…。
そうですね(汗) 上記事例はあくまでも「想定しうること」であり、必ず起こることではありません。要は「後任者が手にとって便利、わかりやすい引継書を作成しましょう」ということですよ。
セイジさん、もう少し具体的に順を追って詳しく引継書作成方法や、引継ぎの手順って教えてもらえたりしませんか?
そう思って用意しました。
よかった。次のとおり教えてくださいね。
・過不足なく
・バランスよく
・ポイントを押さえて
了解! わかりましたよ(注文が多い。まるで引継書だ…)!!

その前にまずは多くの方が踏むであろう一般的な引継ぎの手順から解説です。

 

一般的な引継スケジュール

引継ぎの流れは以下のとおりです。

  1. 業務の棚卸し
  2. スケジュールを立てる
  3. 引継書記載項目決め
  4. 引継書作成
  5. 実際に後任者へ業務を引継ぐ
  6. 取引先などに後任者を紹介する
  7. お世話になった方々にご挨拶する

上記を踏まえ後半、順を追って解説していきます。

 

引継書作成方法【完全版】

ここまで読み進めていただき、引継書の重要度や必要性、陥りやすい問題やトラブルなどおわかりいただけたと思います。私が過去、どのように引継ぎをしたかも回顧しつつ解説していきます。

大切なのは下準備です。比率的には下準備が75%、作成は25%といったところです。

1.業務の棚卸し

まずは前述のとおり下準備にあたります。これは引継書を作成するためには大切で必要不可欠な作業です。

いきなり引継書の作成に入るのではなく、まず担当している業務や抱えている案件をすべて紙に書き出します。そうすることで自分自身がこれまでどのような仕事をしてきたか、引き継ぐべき業務の全体像が見え、把握できます。

次に業務の棚卸しをします。書き出した業務を今度は、種類別、取引先別などに分類、整理していき同じく紙にまとめます。ただし細かく完璧に仕上げる必要はなくざっくりとしたもので構いません。引継書作成時に細かく記載していきますので、その際に気軽に見返せる、わかりやすく参照できるようにリストアップ・分類・整理できていればOKとします。

大切なのはこの工程では取捨選択せず、すべて書き出すことです。

2.スケジュールを立てる

1で全体像が見えたため、次に取りかかるべきはスケジュール立てです。引継ぎ完了予定日が退職日とならないよう、その数日前には終わらせるようにしたいものです。すべての引継ぎが余裕をもって終わるよう、またアクシデントが起きても慌てず対応できるようなスケジュール感にします。完了日は退職3日前までがいいと考えている方が多いようです。

しかし引継ぎは相手があることです。スケジュールは自分だけで決定するのではなく、後任者に予定を訊き、お互い支障のない日時を擦り合わせながらスケジュールを調整していきます。ただし相手が多忙で思うように返答を得られない場合も考えられます。

そこでスケジュールの確定を待たずして、ひとりでもできる3、4の工程に先行して取りかかります。

せめて引き継ぐこちら側は引継ぎスケジュールを反故にする、間に合わせることができなかったということだけはないようにしたいですね。

3.引継書記載項目決め

1の工程でまとめた紙を眺めながら引継書に記載する項目を決めていきます。以下が記載すべき項目例です。

目的(何のためか)/社内での位置付け/全体の流れ(フローチャート)/守備範囲(領域)/具体的作業手順/優先順位/実施上の注意点/関連部署/関係者一覧(社内/社外)/取引履歴/過去に起きたトラブルとその対処法/ノウハウ/顧客情報/備考/工夫した点/失敗した点/その他、引き継ぐ必要があると感じたデータなど

この工程こそが引継ぎすべき内容は何かを考える取捨選択の作業といえます。

4.引継書作成(5つのポイント)

75%の下準備を終え、満を持していよいよ引継書の作成に入ります。1~3の工程で用意できたものをただただ書類に落とし込んでいくだけの作業ですからカンタンですよね? ここでは作成上の注意点や留意事項を5つのポイントにまとめお伝えします。

①中学生でも理解できるようなレベルにする

後任者が新入社員、中途入社してきた人。こういう事態も十分想定できます。またいくら社歴が長くても畑違いの部署から異動してくることも。引継ぎは難航するかもしれません。また退社後、後任者が業務を理解できずに挫折してしまう、スグ辞めてしまい、別の後任者がその引継書を使うこともないとは言いきれません。

また先にお伝えしていたような問題・トラブルが起きたときに、いかに引継書が「誰が見ても理解できるレベル」でなければダメなのかを痛感することになるでしょう。

私は高校受験を控えた中学生が1回読めば理解できるようなレベルにまで、落としてあげてもいいのかなと考えています。最終的には上司のチェックが入りますが、多忙な上司がパラッと見て理解でき、一発OKが出るくらいまでに落とすのがちょうどいいと感じています。

②オリジナルであることも大切

会社のマニュアルがオフィシャルなものなら、引継書はアンオフィシャルなものです。そのため引継書には自分から後任者へ宛てたメッセージを思う存分、組み込んでいいと考えます。

  • 苦労したこと
  • 工夫したこと
  • 失敗しやすい点
  • 克服や改善の仕方

など、実際に自分の体験してきた内容や実績、自ら編み出してきた手法など独自のノウハウを入れてあげるときっと重宝されるはずです。もちろんダラダラと長々と書くのではなく相手が一目で理解できるよう手短に書きます。

③完璧を目指さない

どんなに時間をかけても、何度もブラッシュアップして完璧に立派に仕上げたつもりでも後任者から、「わからない」と指摘されることも「どういうことですか?」と不明点を逐一、聞かれることもあるでしょう。

完璧な引継書はないということですよね?
そうですね。その理解度はどうしても後任者次第ということになりますから…。そのため完璧に作成しようと意気込む必要はありません。引継書もまた必要に応じ改訂していけばいいのです。ワードで打ち直しても、手書きで追記しても、どちらでもいいでしょう。

④レ点チェックできるようにしておく

引き継ぐ側は伝え漏れがないか、後任者は習熟度をチェック、相互のためにチェックボックスまたはチェックシートがあるとなおいいです。

⑤MEMO欄や余白も作っておく

後任者がメモ魔だとすれば、必ず感じたことや学びを書き込むはずですから、MEMO欄や適度な余白があると、助かると感じてくれるはずです。

そのほか目次を設け知りたい情報をスグに引き出せるようにしておく資料保管場所を一覧にしておく、年・月・週・日といったサイクルごとにタスク分類してあげておくと、後任者にとってわかりやすく、より親切でより配慮された引継書となり、喜ばれ感謝されるでしょう。

5つのポイントを踏まえ引継書を完成させ、上司に提出し承認を得たら、いよいよ引継ぎとなります。

 

引継ぎの手順【完全版】

1.実際に後任者へ業務を引継ぐ

本来なら1〜2週間程度、始業から終業まで付きっきりで一緒に仕事をしたほうがよいと言われていますが、会社の方針や指示により実情は異なります。

いずれにしても後任者と予定を擦り合わせ、写真のようにマンツーマンで対面する時間をつくります。引継書を手渡してじっくりと腰を据えて、後任者に口頭でひととおり引継書の内容を、丁寧に通しで説明し教えていきます。

そしてもちろん一方通行ではなく、積極的な双方向コミュニケーションを心がけます。

たとえば後任者からしてみると、

  • 説明を受けてはじめて出てくる不明点や疑問
  • どう言っていいのかわからない質問しづらいこと
  • 引継書に関する率直な感想

が出てきます。そこでこちら側からヒヤリングし発言を促し、出てきた質問や要望などについて、その場で対応できることはその場で、その後実際に一緒に業務にあたって手取り足取り伝えるべきと感じたことはメモし、追って順次対応していくのです。

取引先への紹介含め、後任者への業務引継ぎがすべて完了したら速やかに、上司へその旨、報告・共有します。

2.取引先などに後任者を紹介する

仕事上、取引先を受け持っている場合、退職前に一度は後任者を引き連れて取引先に行き、紹介しなければなりません。

取引先は担当者が変わることに不安を覚えます。後任者もまた新しい取引先に一人で行くのは不安です。そこで両者の不安な気持ちを打ち消すため、また今後も円滑な取引関係を継続するため、相互の業務に支障が出ないよう根回しをします

上司から退職の許可が出て、後任者が決まればまずは電話一本、退職予定であると報告、ご挨拶と後任者をご紹介したいと伝え、退職日前までにお会いできるよう早めにアポイントをとります。

取引先と後任者の橋渡しをし、関係性の礎を築いてあげます。これを怠るとクレームやトラブルの元になり、会社の印象も悪くなります。

3.お世話になった方々にご挨拶する

引継ぎの最後の工程がお世話になった方々へのご挨拶です。多忙、遠方とどうしても直接、ご挨拶できない方には挨拶状(手紙かメール)を出します。

詳しくは次章で、ご挨拶マナーについて今一度、おさらいできるよう、まとめることにしました。

 

退職時のご挨拶マナー、異動時もつかえる【完全版】

「退職すればそこまでのお付き合い」とも思えますが、またいつどこで不思議なご縁があるかわかりませんので「あのときは…」と恥じぬよう、できるかぎりマナーを重んじ、跡を濁さないようにしたいものです。

退職のご挨拶のタイミング

上司から退職許可が出て社内に退職が周知されたら、社外の方にはなるべく早めにお伝えするようにしましょう。

・後任者への引継ぎ
・最後まで好印象を持っていただく

ことを考えれば最低でも退職2週間前、余裕をもって3週間前に伝えるのがベストです。

社内においては最終出勤日にご挨拶をします。会社によっては朝礼や終礼、送別会でその機会をいただくこともあるでしょう。なければ慣習に従ってもしくは、個人的に相手の業務に支障が出ない範囲でご挨拶にまわります。

直接、退職のご挨拶をするとき

先方の都合もありますが、できるかぎり「お世話になりました」と感謝の気持ちだけは、伝えたいものです。取引先などに直接ご挨拶する際は通常のビジネスマナーで事足り、

  • 先方の都合の良い日時に合わせる
  • 後任者をできるかぎり連れて行く
  • 挨拶は手短に済ませ後任者を主役に持って行く

ことが肝要です。しかし直接お会いしてご挨拶が叶わない方はどうしても出てきてしまいます。その場合は致し方ありませんが挨拶状を送ります。

直接、退職のご挨拶ができないとき

ここでは

  • 手段
  • ポイント

に分けて説明していきます。

基本手段は直筆、メールも可

退職のご挨拶は手書き(挨拶状)が良いとされていますが、最近ではメールも一般的になってきています。

目上の方や本当にお世話になったと感じている方にはやはり挨拶状が気持ちよく、同世代もしくは若い方にはメールでお送りしても問題ないでしょう。

これまで退職していかれた方が、どのように振舞われていたかを思い出すのもいいですね。

送る相手により内容を変えるのがポイント(相手別注意点とコツ)

1.社外の方へのご挨拶

取引先担当者など社外の方に送る際は、主に退職する旨を伝える内容とします。必ず明記する項目は

  • 退職日
  • 後任者
  • 引継方針

についてです。直接会う機会がない場合はお詫びを添えます。またくれぐれも転職先のことや私的な連絡先は記載しないように注意してください。

2.社内関連部署の方へのご挨拶

上司、目上の方

お世話になった上司には基本、お会いしてご挨拶すべきですが、長期出張と重なった場合など、どうしても叶わないときがあります。そんなときはメールでもいいでしょう。

ネガティブな内容は避け、感謝の旨を伝えます。また仕事を共にしてきて印象に残ったことなどエピソードを具体的に盛り込むと、より感慨深いものになりいいです。

上司や目上の方にはなるべく一斉送信ではなく個別に送るほうが無難です。

同僚その他

従業員が多い会社などこれまで一緒に仕事をしてきた方が多すぎる場合や、接点のない方にも送るべきかどうかで迷っている場合、宛先はBCCに入れたうえで、同僚含め一斉送信メールで送っても問題はないでしょう。

ただし退職理由や転職先などについて、こと細かく書かないのがマナーです。

退職理由は「一身上の都合」にとどめます。またやみくもに私的な連絡先を記載するのもオススメできません。

ご挨拶メールについてはテンプレートや文章例もネットや書籍で世に出ていますし、もちろん受信トレイやアーカイブに、先に退職された先輩方のメールが残っていれば、その内容を参考にしてもいいです。

最後にお世話になったという感謝の気持ちを伝え、気持ちよく前向きに円満退職したいものです。

 

まとめ

引継ぎはこれまでお世話になった会社での本当に本当の最後のお仕事です。引継書をもとに誠意をもって執り行い、後任者に仕事を託し、取引先に後任者を託し、気持ちよく円満に退職したいものです。